合約管理的對帳、標準化及數據可見性改善

該客戶是一家資產輕型的運輸和物流服務公司，年收入達600億人民幣，服務高科技產業，並透過其卡車運營和報關提供物流服務。

除了管理設備、貨物和物資的運輸外，該公司還負責在整個過程中遵守稅收、關稅及合規標準和實踐。在合作開始時，該公司以紙本形式代表超過20,000份客戶合約，並採用離線流程進行對帳。

多份包含多個時間表和附錄的協議和合約促進了所有公司的運營。該客戶面臨帳單和結算問題以及其他財務和運營挑戰，需要對其合約組合進行對帳，標準化合約文件中使用的語言、條款和條件，並確保適當的人員能夠訪問相應的合約數據，以支持各種商業行動和活動。

1. 收集每家公司運營所需的客戶協議、時間表變更協議和個別公司層級的商業條款；

2. 確認任何重疊並了解每份協議如何影響帳單、結算和運營流程；

3. 確定所有類型協議中的非標準語言，特別是識別定價和結算方法中的不一致性；

4. 驗證合約的合規性和績效要求，並解決任何相關問題；改善合約文件中信息的可見性，以提高運營效率和洞察力。

我們的解決方案

MERCURY的合約管理專家與客戶團隊緊密合作，全面檢視現有的合約環境。

1. 收集合約文件並將其集中存放於單一資料庫中，提高可及性，使團隊能夠識別運作中的合約執行版本；

2. 審查合約以找出與四家舊有公司的重疊協議；

3. 確認具有非標準定價和結算條款的合約，並與總法律顧問和運營經理合作，標準化條款並根據需要重新談判；

4. 重新編寫公司的合約管理操作程序，為客戶提供標準定價和結算機制及折扣流程的藍圖，為合併組織提供一致的指導；

5. 將合約定價、結算數據和到期日期整合到公司的運輸管理平台，並設計觸發系統以改善運營控制。

我們的影響

1. 高度可及的合約資料庫：將文件集中組織在一處，使客戶能夠改善對所有合約的可及性，簡化對運作文件的訪問，並識別任何重疊的協議，以促進四家收購公司的整合。

2. 針對關鍵合約條款的可見性和洞察力：在公司的管理系統中提供合約數據，使客戶團隊成員能夠獲得所需的信息，例如定價、結算機制和到期日期，從而大幅改善帳單和結算的準確性。

3. 合約文件的鏈接還使公司能夠改善合約的執行，滿足績效和監管合規要求，更好地理解和管理任何責任和風險。顯著增強的運營控制：快速洞察重要合約數據促進了更好的運營反應和決策。例如，平台內建的觸發器幫助公司改善運營控制，例如要求合約在良好狀態下才能接受商業簽署。

4. 為一致性和效率設計的合約手冊：制定全面的合約管理政策，包括標準化的定價和折扣結構及互動的變更管理策略，使公司能夠建立紀律性的合約管理流程，並在合併實體中一致使用，以促進效率和合規性。