契約管理の調整、標準化、データ可視化の改善

クライアントは、年間収益が600億元（RMB）の資産軽量の輸送および物流サービス会社であり、ハイテク産業にサービスを提供し、トラック運行と通関手続きを通じて業界に物流サービスを提供しています。

設備、商品、供給品の輸送を管理するだけでなく、同社はプロセス全体で税金、関税、コンプライアンス基準および慣行に従う責任があります。契約の締結時、同社は2万件以上のクライアント契約を紙の形で保有し、調整を進めるためのオフラインプロセスを持っていました。

複数のスケジュールや付属書を含む多数の契約が、すべての会社の業務を円滑に進める役割を果たしました。請求や決済の問題、その他の財務および業務上の課題に直面していたクライアントは、契約ポートフォリオを調整し、契約文書に使用される言語、条項、条件を標準化し、適切な契約データにアクセスできる人々を確保する必要がありました。

1. 各会社の顧客契約、スケジュール変更契約、および個別の商業条件の運用セットを収集すること；

2. 重複を特定し、各契約が請求、決済、業務プロセスにどのように影響するかを理解すること；

3. すべての種類の契約における非標準的な言語を特定し、価格設定や決済方法の不一致を明らかにすること；

4. 契約のコンプライアンスとパフォーマンス要件を確認し、関連する問題を解決すること；契約文書に含まれる情報の可視性を改善し、業務効率と洞察を向上させること。

私たちの解決策

MERCURYの契約管理の専門家は、クライアントチームと密接に連携し、既存の契約環境を全体的に把握しました。

1. 契約文書を収集し、単一のリポジトリに保管することで、アクセス性を向上させ、チームが契約の運用された実行版を特定できるようにしました；

2. 契約をレビューし、4つの旧会社に関連する重複契約を特定しました；

3. 非標準的な価格設定および決済条項を持つ契約を特定し、一般顧問および業務マネージャーと協力して条項を標準化し、適切に再交渉しました；

4. 会社の契約管理運用手順を再編成し、クライアントに標準価格設定および決済メカニズム、割引プロセスの青写真を提供し、統合された組織に一貫した指針を提供しました；

5. 契約の価格設定、決済データ、期限を会社の輸送管理プラットフォームに統合し、業務管理を改善するためのトリガーシステムを設計しました。

私たちの影響

1. 高度にアクセス可能な契約ライブラリ：文書を一か所に集約し整理することで、クライアントはすべての契約へのアクセスを改善し、運用文書へのアクセスを効率化し、4つの取得した会社の統合を促進するために重複契約を特定できるようになりました。

2. 重要な契約条項への可視性と洞察：契約データを会社の管理システム内で利用可能にすることで、クライアントチームのメンバーは、請求、決済メカニズム、期限などの必要な情報への可視性を得て、請求と決済の正確性を大幅に向上させました。

3. 契約文書へのリンクにより、会社は契約の執行を改善し、パフォーマンスおよび規制コンプライアンス要件を満たし、負債やリスクをよりよく理解し管理できるようになりました。重要な契約データへの迅速な洞察は、より良い業務対応と意思決定を促進します。たとえば、プラットフォームに組み込まれたトリガーは、商業サインオフから契約を受け入れる前に契約が良好な状態であることを要求するなど、業務管理を改善するのに役立ちました。

4. 一貫性と効率性のために設計された契約プレイブック：標準化された価格設定および割引構造、インタラクティブな変更管理戦略を含む包括的な契約管理ポリシーを策定することで、会社は統合された組織全体で一貫して使用される規律ある契約管理プロセスを確立し、効率性とコンプライアンスを促進しました。